Kaufmännische Software für Handel, Handwerk und Produktionsbetriebe
Outlook®-Schnittstelle
Sie finden die Outlook-Schnittstelle in der Schnellstartleiste unter „Zubehör“.
Die Outlook-Schnittstelle basiert auf der Microsoft COM-Schnittstelle. EULANDA® kann über dieses Verfahren das Programm Outlook fernbedienen und Kontakte dort anlegen, bzw. dort vorhandene Kontakte lesen.
Beim Import und Export von Datensätzen werden bestehende Datensätze wiedererkannt und synchronisiert. Hierdurch wird unter anderem vermieden, dass bei einem mehrfachen Import die Daten verdoppelt würden.
Diese Outlook-Schnittstelle ist ausschließlich für Outlook, jedoch nicht für Outlook-Express geeignet. Outlook-Express hat keine Möglichkeit der Fernbedienung. Getestet wurde die Outlookschnittstelle mit Outlook 2000 und Outlook XP.
Achtung
Wenn Sie Outlook 2002, Office XP oder Outlook 2000 mit Servicepack 2
einsetzen, schützt sich Outlook vor Viren. Dieser Schutzmechanismus erlaubt
es Fremdanwendungen nur unter bestimmten Voraussetzungen, mit Outlook zu
kommunizieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Sicherheit
in Office 2000 und Office XP“.
Eingabefelder
Outlook-Schnittstellen-Dialog
Outlook® Ordner
Im Normalfall kann dieses Feld leer gelassen werden. EULANDA® benutzt dann den Standard-Kontakteordner.
Haben Sie unterhalb des Standard-Kontakte-Ordners weitere Kontakte-Ordner oder verschiedene Postfächer bzw. öffentliche Ordner, so können Sie den kompletten Pfad zu dem gewünschten Kontakte-Ordner angeben.
Den Namen für das Postfach ermitteln Sie über Ihr Outlook, indem Sie die Eigenschaften des Postfaches abfragen. Hierzu mit der rechten Maus auf der Root des Postfaches auf „Eigenschaften“ gehen.
Eigenschafts-Dialog des Outlook-Kontakteordners
Der zu diesem Postfach gehörende Kontakteordner hätte dann folgende vollständige Pfadangabe: „Postfach - Christian Niedergesaess\Kontakte“
Kategorien
Outlook erlaubt es, jeden Kontakt einer oder mehreren Kategorien zuzuordnen.
Wenn Sie Kontakte von EULANDA® an Outlook übertragen möchten, können Sie beliebige Kategorien vorgeben. Jede Kategorie wird durch ein Semikolon getrennt.
Import-Vorschau
Anhand der Ordner-Vorgaben aus dem Eingabefeld „Outlook®-Ordner“ werden alle dort gespeicherten Kontakte in einem Browser angezeigt, ohne diese in EULANDA® einzulesen. Sie können so prüfen, ob Sie auch den richtigen Kontakte-Ordner angewählt haben.
Import
Diese Funktion wird nur freigegeben, wenn keine Vorschau aktiv ist. Hierüber werden alle Kontakte aus Outlook® in die EULANDA® eingelesen. Der Kontakte-Ordner kann über das Eingabefeld „Outlook® Ordner“ auf jeden Kontakte-Ordner gesetzt werden.
In EULANDA® werden importierte Outlook-Kontakte mit dem Wort „OUTLOOK“ in der Bildschirm-Adressemaske gekennzeichnet.
Beim Erstimport werden Outlook-Kontakte in EULANDA® immer als Neuanlage zugelesen, unabhängig davon, ob in EULANDA® bereits diese Adresse gespeichert ist. Alle weiteren Importe berücksichtigen bereits zuvor eingelesene Kontakte und synchronisieren die Inhalte.
Beachten Sie in Netzwerken, dass Sie nur öffentliche Ordner für die Kontakte benutzen sollten, um doppelte Kontakte durch andere Arbeitsstationen zu vermeiden.
Export
Der Datenexport benutzt zur Auswahl den Merkmalbaum der Adressen. Dieser wird auch bei Serienbriefen benutzt. Die Datenauswahl ist im Kapitel „Bedienung“ beschrieben.
Eine Auswahl über einen Merkmalbaum könnte zum Beispiel so aussehen:
Merkmalauswahl
Werden Daten das erste Mal nach Outlook übertragen, so werden sie grundsätzlich angelegt. Bei einem weiteren Export können die Daten identifiziert werden, so dass eine Synchronisation möglich ist. Doppelte Adressen können dann durch einen Mehrfachexport nicht vorkommen.
Diese Funktion arbeitet auch mit öffentlichen Ordnern.