Kaufmännische Software für Handel, Handwerk und Produktionsbetriebe
Kreuztabellen
Allgemeines
Eine Kreuztabelle erlaubt es, Auswertungen mit verschiedenen Dimensionen auszugeben. Normale Tabellenstatistiken haben zwei Dimensionen. Man kann hier beispielsweise eine Zeitachse (oben) und eine Postleitzonen-Achse (links) darstellen und als Ergebnisse die aufsummierten Umsätze anzeigen.
Möchte man jedoch nicht nur Gebiete in Bezug auf einen Zeitraum betrachten, sondern verschiedene Zeiträume wie Jahr, Quartal, Monat und neben den Gebieten auch noch Kundengruppen und Vertreter in der Auswertung haben, so müsste man konventionell sehr viele einzelne Statistiken ausdrucken und jeweils die Werte vergleichen. Aus solchen Listen ist es nur schwer möglich, einen Überblick zu erhalten und so die richtigen Entscheidungen für ein Unternehmen zu treffen.
Kreuztabellen helfen hier weiter. Sie stellen beliebig viele Dimensionen – also Jahr, Quartal, Monat, Gebiet, Kundengruppe usw. – in einem einzigen Diagramm dar. Jede Kombination von Dimensionen ist ein Kreuzungspunkt; daher kommt auch der Name Kreuztabelle. Die Kreuzungspunkte enthalten die Berechnung. Diese können nicht nur Umsätze und Erträge enthalten, sondern auch statische Berechnungen wie Durchschnitt, Summe, Minimalwert usw. Ein Kreuzungspunkt kann darüber hinaus gleich mehrere Werte im Schnittpunkt anzeigen.
Zusätzlich werden alle Zwischenergebnisse aufsummiert und am rechten und unteren Diagrammrand ausgewiesen.
Um diese gewaltigen Mengen von Datenzeilen auszurechnen, müsste ein Programm alle Felder aus der Datenbank laden, was eine enorme Belastung des Netzwerkes darstellen würde. Aus diesem Grund verlagert EULANDA® die Berechnung dieser Kreuzungspunkte in den SQL-Server. Hierdurch müssen nicht mehr alle Datensätze an das ausführende Programm übermittelt und dort die Kreuzungspunkte ausgerechnet werden, sondern diese werden bereits vom SQL-Server errechnet und nur die Ergebnisse der Kreuzungspunkte werden an EULANDA® übertragen.
Hinweis
Die Dauer der Berechnung hängt von der Anzahl Datensätze ab. Werden zum
Beispiel Kreuztabellen über eine artikelbezogene Auswertung erstellt, so
müssen alle Rechnungspositionen verarbeitet werden. Ist der auszuwertende
Zeitraum groß und sind viele Daten vorhanden, so kann die Berechnung bei
100.000 Datenzeilen auch mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
Kreuztabellen werden in Microsoft® Excel auch als PIVOT-Tabellen bezeichnet. Die Wirkungsweise ist ähnlich, wobei natürlich in EULANDA® kein Limit für die Anzahl der zu verarbeitenden Daten vorhanden ist und die Berechnung optimiert im SQL-Server erfolgt.
Um Sie bei der Auswahl der Felder für eine Kreuztabelle zu unterstützen, verfügt EULANDA® über vorkonfektionierte Datenquellen, die als Sichten (=Views) im SQL-Server gespeichert sind. Diese beginnen immer mit „PIVOT“ im Namen der Datensicht.
Eine fertige Kreuztabelle
Kreuztabelle mit vier Dimensionen
Diese Kreuztabelle hat vier Dimensionen und einen berechneten Wert im Kreuzungspunkt, der die Summe über das Vk-Feld ist. In der linken oberen Ecke werden die berechneten Felder angezeigt. In diesem Beispiel sind jeweils zwei verschachtelte Dimensionen vorhanden. In der Zeilen-Leiste links ist die Postleit-Zone als Hauptdimension und darin verschachtelt die Kundengruppen. In der Spalten-Zone oben ist das Jahr die Hauptdimension und das Quartal ist darin verschachtelt.
Die Kreuztabelle berechnet nun für alle Schnittwerte die auszurechnenden Felder. Die Tabelle kann schnell größer als ein Blatt Papier werden. In den Eigenschaften der Kreuztabelle lässt sich deswegen einstellen, ob zuerst alle waagerechten Anschlussblätter oder zuerst alle senkrechten Anschlussblätter ausgegeben werden sollen.
Kurzbeschreibung zur Kreuztabelle
Kreuztabellen sind normale Elemente wie Unterberichte oder Regionen. In der Werkzeugleiste finden Sie diese unter „Erweiterte Elemente“. Die Berichtsvorlage zu einer Kreuztabelle basiert auf einem neuen Bericht, also einer komplett leeren Vorlage.
In der Berichtsverwaltung wählen Sie hierzu mit der rechten Maustaste die Funktion „Neu“ aus und zwar an der Stelle, an der die Statistik in den Menübaum eingefügt werden soll.
Nach Öffnen des Berichts wird als Erstes eine Datenquelle angelegt. Hierzu wird die Karteikarte „Daten“ angewählt und im Menü der Punkt „Neu“. Benutzen Sie am einfachsten den Abfrageassistenten.
Wählen Sie in der Liste der möglichen Daten eine der PIVOT-Sichten. Zum Beispiel die Pivot_RechnungPos und wählen Sie dann die Schaltfläche „Fertigstellen“.
Auf der Karteikarte „Entwurf“ positionieren Sie die Kreuztabelle in den Detailbereich. Klicken Sie auf das positionierte Element und wählen in der Werkzeugleiste die neue Datenquelle aus. Das Detail-Band selber darf im Menü „Berichte“ keiner Datenquelle zugeordnet sein, da sich sonst die Kreuztabelle für jeden Datensatz wiederholen würde. Wählen Sie anschließend im rechten Mausmenü des Kreuztabellen-Elements die Eigenschaft „Konfigurieren“.
Über Drag&Drop können nun die links stehenden Felder auf das Kästchen „Neue Zeile“ oder „Neue Spalte“ gezogen werden. Der zu berechnende Wert wird auf die Fläche „Neuer Wert“ gezogen. Hier können Sie auch mehrere Werte hinzufügen. Gleiches gilt für die Zeilen und Spalten.
Schließen Sie den Dialog und prüfen Sie nun das Ergebnis über die Vorschau.
Elemente, die bereits konfiguriert sind, können Sie entfernen, indem Sie diese wieder in die linke Feldliste zurückziehen.
Kreuztabelle positionieren
Das Element Kreuztabelle
Die Kreuztabelle wird normalerweise in das Detail-Band positioniert. Sie wird über einen Rahmen-Platzhalter dargestellt. Verbinden Sie als erstes die Datenquelle – in der Regel eine Pivot-Datenquelle – mit dem Element. Die Datenquelle muss zuvor über die Karteikarte „Daten“ angelegt worden sein.
Wichtig
Das Detail-Band darf keiner Datenquelle zugeordnet sein. Sonst würde
die Kreuztabelle für jeden Datensatz in der Datenquelle wiederholt werden.
Konfigurieren der Kreuztabelle
Über das rechte Mausmenü und den Menüpunkt „Konfigurieren“ wird die Kreuztabelle eingestellt.
Eine leere Kreuztabelle
Der Konfigurations-Dialog besteht aus drei Bereichen. Links wird die Auswahl der möglichen Felder angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich eine Werkzeugleiste zum Einstellen der Berechnung, der Formatierung und der Schrift- und Farbauswahl. Der Hauptbereich besteht aus den drei Zonen: „Neue Zeile“, „Neue Spalte“ und „Neuer Wert“. Sie können nun Felder vom linken Rand mit der Maus in eine der Zonen ziehen.
Wird ein Feld auf „Neue Spalte“ gezogen, so wird dieses Feld horizontal, also oben, angezeigt. Bei „Neuer Zeile“ wird das Feld am linken Rand dargestellt. In der Darstellung werden alle unterschiedlichen Werte dieser Felder ermittelt und in einer eigenen Spalte bzw. Zeile dargestellt.
Auf die Zone „Neuer Wert“ wird das zu berechnende Feld gezogen. Also ein Ertrag, Vk, Ek oder ein anderes Feld, das summiert werden soll. Sie können auf die Zonen mehrere Felder ziehen und auch bestimmen, in welcher Reihenfolge der Ausdruck geschachtelt werden soll. Werden mehrere Zahlenfelder auf „Neuer Wert“ gezogen, so werden entsprechend viele Zahlenwerte in den Schnittpunkten summiert.
Wenn Sie das Summenfeld anwählen, können Sie über die Werkzeugleiste aber auch andere Berechnungsarten, wie Durchschnitt, Minimalwert usw., einstellen.
Die fertige Konfiguration
Farben zuordnen
Die fertige Konfiguration lässt sich anschließend mit Farben und Schriftarten erweitern. Gerade wenn Sie mehrere Werte ausrechnen lassen, können Sie sich über Farben die wichtigsten Werte hervorheben lassen.
Falls Sie Felder aus Ihrem Diagramm entfernen möchten, so können Sie diese mit der Maus auf die Feldliste am linken Rand zurückziehen.
Sortierung der Kreuztabelle
Über die Werkzeugleiste kann auch die Sortierung für die Zeilen und Spalten eingestellt werden.
Was ist zu beachten?
- Wird keine Pivot-Sicht verwendet, so sollten in der Datenquelle alle benutzten Felder, außer den berechneten Summenfeldern, gruppiert werden. Hierdurch wird die Rechenlast in den SQL-Server verlagert.
- Möchten Sie einen Bereich einschränken, so können in der Datenquelle über das Lupen-Symbol verschiedene Filter gesetzt werden. Wenn vor dem Ausdruck die Filter in einem Benutzerdialog veränderbar sein sollen, so wählen Sie dort die Option „Suchdialog“.
- Nach Erstellen der Datenquelle muss für den Hauptbericht die Datenquelle abgeschaltet werden. Hierzu den Menüpunkt „Datenquelle“ im Menü „Bericht“ aufrufen.
- Nach Möglichkeit nur die wirklich benötigten Felder in der Datenquelle auswählen, damit nicht mehr als die notwendigen Kreuzungspunkte berechnet werden müssen.
- Dem Kreuztabellen-Element über die Werkzeugleiste die Datenquelle zuordnen.
Tipps
Wenn die
Ausdrucke über mehrere Seiten gehen, so können Sie die Reihenfolge des
Ausdrucks bestimmen. So kann der Bericht zuerst alle nebeneinander
liegenden Seiten ausgeben und anschließend die darunter liegenden
abarbeiten. Ebenso ist es möglich, zuerst alle untereinander befindlichen
Seiten auszugeben. Die Option stellen Sie in der Entwurfs-Ansicht im
Rechte Mausmenü unter „Paginierung“ (über dem
Kreuztabellen-Element) ein.
Sollen die
Statistiken nur am Bildschirm angesehen werden, so können die
Überschriften jeweils auf allen Seiten wiederholt werden. Dafür
finden Sie ebenfalls im Rechte-Mausmenü zum Kreuztabellen-Element die
Option „Layout“.
Eigenschaften
Die folgenden Einstellungen, die mit der rechten Maustaste aufgerufen werden können, sind im Kapitel „Eigenschaften“ näher beschrieben:
Nach
vorne bringen
Nach
hinten stellen
Konfigurieren...
Zeichnen
Paginierung
Breite
der Stammkomponente
Position...
Bei
Überlauf erneut drucken
Verschieben
im Verhältnis zu...
Mit
Vorgänger verschieben
Dehnen
Layout
Sichtbar